כיצד להוסיף במהירות בלוקים של טקסט ב-Microsoft Word עם טקסט אוטומטי

לכולנו יש כמה חתיכות גדולות של טקסט שעלינו להקליד באופן קבוע - כמו הכתובת שלך, שמות ארוכים או ביטויים, או אפילו טבלאות ותמונות שבהן אתה משתמש לעתים קרובות. תכונת הטקסט האוטומטי ב-Word מאפשרת לך לאחסן את חלקי הטקסט האלה ולהכניס אותם במהירות בכמה הקשות, כך שתוכל לבזבז פחות זמן בהקלדה.

תכונת הטקסט האוטומטי הייתה חלק מ-Office מזה זמן רב, אך כעת היא חלק מ-Quick Parts, שנוספה ל-Office 2007. בנוסף לערכים של טקסט אוטומטי, תכונת ה-Quick Parts מאפשרת להוסיף מאפייני מסמך (כגון כותרת ומחבר ) ושדות (כגון תאריכים ומספרי עמודים). ערכי חלקים מהירים וטקסט אוטומטי ידועים גם בתור אבני בניין ו-Word מגיע עם אבני בניין רבות מוגדרות מראש. אתה יכול גם להוסיף כמה אבני בניין מותאמות אישית שתרצה.

הערה: כתבנו בעבר כיצד לעשות זאת הפניה לטקסט ממסמכים אחרים ב-Word כך שתוכל להכניס תוכן לשימוש חוזר למסמכים אחרים שיתעדכן אוטומטית. הטריק שנדון במאמר זה דומה לשימוש ברשומת טקסט אוטומטי. עם זאת, ברגע שתוכן הוכנס באמצעות ערך טקסט אוטומטי, תוכן זה לא יתעדכן אוטומטית כאשר תשנה את ערך הטקסט האוטומטי.

יש תוכנות אחרות בחוץ, כמו החינמיות PhraseExpress עבור Windows, שמבצע משימה דומה בכל המערכת. זה נהדר מכיוון שהוא עובד בכל אפליקציה, לא רק ב-Word, אלא ל-AutoText יש כמה יתרונות משלו - כלומר, יש לו יותר אפשרויות עיצוב (במיוחד אלה ספציפיות ל-Word) מאשר PhraseExpress, והוא זמין בכל מקום שבו Word נמצא. אז אם אינך מורשה להתקין תוכניות צד שלישי במחשב העבודה שלך, למשל, אתה עדיין יכול להשתמש ב-AutoText.

קָשׁוּר: כיצד להפנות טקסט ממסמכים אחרים ב- Microsoft Word

אתה יכול לאחסן ערכים של טקסט אוטומטי רק בתבניות, לא במסמכים עצמם. כברירת מחדל, ערכי טקסט אוטומטי חדשים מאוחסנים בתבנית Normal.dotm. זה מגביל את הזמינות של ערכי הטקסט האוטומטי שלך למחשב שלך בלבד, אלא אם אתה חולק את תבנית Normal.dotm שלך עם מחשבים אחרים. אתה יכול להוסיף ערכי טקסט אוטומטי לתבניות מותאמות אישית, אך ישנן מגבלות על כך שנדון בהן בהמשך מאמר זה.

כיצד ליצור ערך טקסט אוטומטי חדש

כדי להתחיל, צור מסמך Word חדש והזן את התוכן (טקסט, תמונות, טבלאות וכו') שברצונך להוסיף כערך טקסט אוטומטי. לאחר מכן, סמן את התוכן ולחץ על הכרטיסייה הוספה.

קָשׁוּר: כיצד להציג תווים שאינם מודפסים ב-Word

אם אתה רוצה שהטקסט של רשומת הטקסט האוטומטי יאוחסן עם עיצוב הפסקה עבור כל הפסקאות בערך, כולל הפסקה האחרונה, ודא שסימן הפסקה בסוף הפסקה האחרונה נכלל בבחירתך. סימן הפסקה מאחסן את העיצוב של הפסקה. כאשר אתה לא בוחר את סימן הפסקה בסוף הפסקה, הפסקה הזו מקבלת את סגנון הפסקה של הטקסט שמסביב כאשר אתה מוסיף אותה. אם אינך רואה את סימן הפסקה בסוף כל פסקה, תוכל בחר להציג אותם באפשרויות . כל עיצוב תו שהחלת על תוכן הטקסט האוטומטי שלך מאוחסן באופן אוטומטי בערך הטקסט האוטומטי.

בקטע טקסט, לחץ על הלחצן חקור חלקים מהירים והזז את העכבר מעל טקסט אוטומטי בתפריט הנפתח. לאחר מכן, בחר שמור בחירה בגלריית טקסט אוטומטי מתפריט המשנה.

הערה: ייתכן שתבחין באפשרות שמור את הבחירה בגלריית החלקים המהירים הזמינה ישירות בתפריט החלקים המהירים. אפשרות זו מוסיפה את הטקסט שנבחר כערך Quick Parts, לא כערך AutoText. ערכי חלקים מהירים וטקסט אוטומטי הם שניהם אבני בניין. אתה יכול להוסיף את הערך כך, אבל אנחנו הולכים לדון בהוספתו כערך טקסט אוטומטי.

תיבת הדו-שיח צור אבן בניין חדשה מוצגת. הזן שם עבור ערך הטקסט האוטומטי בתיבת עריכת השם.

אנו ממליצים להפוך את השמות של ערכי הטקסט האוטומטי שלך מספיק שונים כך שתצטרך להקליד רק כמה תווים של השם כדי להוסיף כל ערך למסמך. אם לערכים מרובים של טקסט אוטומטי יש שמות דומים מאוד, תצטרך להקליד מספיק מהשם כדי ש-Word יידע איזה ערך אתה רוצה להוסיף.

אתה יכול גם לשנות את הקטגוריה עבור ערך זה. הרשימה הנפתחת קטגוריה מספקת אפשרות צור קטגוריה חדשה המאפשרת לך להוסיף ערך טקסט אוטומטי זה לקטגוריה מותאמת אישית. ניתן גם לשנות את הגלריה שבה הערך נוצר.

הרשימה הנפתחת 'אפשרויות' מאפשרת לך לציין כיצד הערך יוכנס למסמך. אם אתה מוסיף מעט טקסט, כגון שם חברה, בחר הוסף תוכן בלבד אשר מוסיף את תוכן הערך בשורה בסמן. ניתן גם להכניס את התוכן כפסקה משלו או בעמוד משלו (מושלם ליצירת דפי שער סטנדרטיים).

קבל את הגדרת ברירת המחדל עבור הרשימה הנפתחת שמור ב. פעולה זו תשמור את ערך הטקסט האוטומטי בתבנית הרגילה שלך.

קָשׁוּר: כיצד לקבל הודעה כאשר Word רוצה לשמור שינויים בתבנית הרגילה

לאחר שתגדיר את ערך הטקסט האוטומטי החדש שלך, לחץ על אישור.

כאשר אתה סוגר את מסמך ה-Word האחרון שפתחת, תיבת הדו-שיח הבאה עשויה להופיע בשאלה אם ברצונך לשמור את השינויים שבוצעו בתבנית Normal.dotm, אם יש לך הפעילה את האפשרות להתבקש לשמור את התבנית הרגילה . כדי לשמור את רשומת הטקסט האוטומטי שלך בתבנית Normal.dotm, לחץ על שמור.

כיצד להוסיף רשומת טקסט אוטומטי למסמך

כעת, לאחר שיצרנו ערך טקסט אוטומטי חדש, בואו נכניס אותו למסמך. צור מסמך Word חדש או פתח מסמך קיים. לחץ שוב על הכרטיסייה הוספה והזז את העכבר מעל טקסט אוטומטי בתפריט הנפתח. תבחין שהערך טקסט אוטומטי שהוספת זמין ישירות בתפריט המשנה טקסט אוטומטי. בחר בו כדי להוסיף את התוכן לערך זה.

אתה יכול גם להוסיף ערך טקסט אוטומטי פשוט על ידי התחלת הקלדת השם של ערך הטקסט האוטומטי. מופיע חלון קופץ קטן עם השם של הערך האוטומטי התואם והוראות שאומרות לך ללחוץ על Enter כדי להוסיף. הקש Enter כדי להוסיף את כל רשומת הטקסט האוטומטי למסמך שלך. אתה יכול גם ללחוץ על F3.

התוכן של ערך הטקסט האוטומטי מוכנס, עם מעברי השורות המקוריים והעיצוב.

כדי להקל על הוספת ערכי טקסט אוטומטי, אתה יכול הוסף את כפתור הטקסט האוטומטי לסרגל הכלים של גישה מהירה .

כיצד להפעיל הצגת הצעות השלמה אוטומטית

אם אינך רואה את הצעת ההשלמה האוטומטית בעת הקלדת שם רשומת הטקסט האוטומטי שלך, ייתכן שתצטרך להפעיל את האפשרות הצג הצעות השלמה אוטומטית.

כדי להפעיל את הצג הצעות השלמה אוטומטית, פתח מסמך Word קיים או צור מסמך חדש ולחץ על הכרטיסייה קובץ.

במסך מאחורי הקלעים, לחץ על אפשרויות ברשימת האפשרויות משמאל.

לחץ על מתקדם ברשימת הפריטים בצד שמאל של תיבת הדו-שיח 'אפשרויות Word'.

במקטע אפשרויות עריכה, לחץ על תיבת הסימון הצג הצעות השלמה אוטומטית כדי שיהיה סימן ביקורת בתיבה.

כעת, תוכל כעת ללחוץ על Enter לאחר הקלדת חלק מהשם של רשומת טקסט אוטומטי כדי להכניס אותו.

כיצד לערוך את התוכן של ערך טקסט אוטומטי קיים

נניח שעברת לבית חדש ואתה צריך לשנות את הכתובת שלך ברשומת הטקסט האוטומטי שלך. זה קל לעשות. כל שעליך לעשות הוא להקליד את הערך כפי שאתה רוצה אותו במסמך Word חדש, לבחור בו ולאחר מכן לגשת לתפריט המשנה AutoText כפי שדיברנו קודם לכן. בחר באפשרות שמור בחירה בגלריית טקסט אוטומטי בתפריט המשנה מתחת לכל ערכי טקסט אוטומטיים קיימים.

הזן את שם זהה לרשומת הטקסט האוטומטי הקיים בתיבת עריכת השם ולחץ על אישור.

תוצג תיבת דו-שיח לאישור. לחץ על כן כדי להחליף את רשומת הטקסט האוטומטי הקודם בחדשה.

כעת, אתה יכול להכניס את ערך הטקסט האוטומטי המעודכן לכל מסמך Word חדש או קיים כפי שעשית בעבר.

הערה: זכור, שינוי ערך טקסט אוטומטי אינו משנה את התוכן של ערך זה במסמכים קיימים שבהם כבר הוספת אותו. התוכן המתוקן של ערך הטקסט האוטומטי משמש רק בעת הכנסת הערך בכל עת לאחר שינויו.

כיצד לערוך את המאפיינים של ערך טקסט אוטומטי קיים

בנוסף לעריכת התוכן של ערך טקסט אוטומטי, אתה יכול גם לשנות את המאפיינים של הערך, כגון התבנית שבה הוא מאוחסן, הקטגוריה וכן הלאה.

לשם כך, צור מסמך Word חדש או פתח מסמך קיים. לחץ על הכרטיסייה הוספה ולאחר מכן לחץ על הלחצן חקור חלקים מהירים במקטע טקסט. בחר ב-Building Block Organizer בתפריט הנפתח.

תיבת הדו-שיח מארגן אבני הבניין מוצגת. מוצגת רשימה של כל אבני הבניין, המציגה את השם של כל אחד מהם ואיזו גלריה, קטגוריה ותבנית הם נמצאים. הם מופיעים בסדר אלפביתי לפי הגלריה. רשומת הכתובת החדשה שלנו מופיעה בחלק העליון מכיוון שהיא נמצאת בגלריית הטקסט האוטומטי. לחץ על הערך כדי לבחור בו. תצוגה מקדימה של הערך מוצגת בצד ימין של תיבת הדו-שיח.

לאחר בחירת הערך כתובת, לחץ על ערוך מאפיינים מתחת לרשימת אבני הבניין.

אותה תיבת דו-שיח מוצגת כפי שיצרת את הערך טקסט אוטומטי; עם זאת, עכשיו זה נקרא לשנות את אבן הבניין. אנחנו הולכים לשנות את האפשרות להוספת תוכן בפסקה משלה, כך שהכתובת תמיד מוכנסת החל בשורה נפרדת, גם אם הסמן נמצא בסוף שורה אחרת. לחץ על אישור לאחר ביצוע השינוי.

תיבת דו-שיח לאישור מוצגת שוב, המאשרת שברצונך להחליף את רשומת הטקסט האוטומטי ברשומת הטקסט המתוקנת. לחץ על כן.

כיצד למחוק ערך טקסט אוטומטי

אם תגלה שאינך צריך יותר ערך טקסט אוטומטי, תוכל למחוק אותו מאוסף אבני הבניין. כדי למחוק ערך טקסט אוטומטי, פתח את תיבת הדו-שיח מארגן אבני הבניין, כמתואר בסעיף האחרון. בחר את ערך הטקסט האוטומטי שברצונך למחוק ולחץ על מחק מתחת לרשימת אבני הבניין.

תיבת דו-שיח לאישור תופיע ששואלת אם אתה בטוח שברצונך למחוק את אבן הבניין שנבחרה, במקרה זה רשומת טקסט אוטומטי. לחץ על כן כדי למחוק את הערך. תחזור לתיבת הדו-שיח מארגן אבני הבניין. לחץ על סגור כדי לסגור אותו ולחזור למסמך שלך.

נראה כי לטקסט אוטומטי יש מוזרות אחת בעת שימוש בתבנית מותאמת אישית. בדקנו הוספת ערכי טקסט אוטומטי לתבנית מותאמת אישית, אך כאשר יצרנו מסמך חדש המבוסס על תבנית זו, הערך האוטומטי לא היה זמין. עם זאת, כאשר יצרנו מסמך חדש המבוסס על התבנית הרגילה ולאחר מכן צירף את התבנית המותאמת אישית למסמך זה , ערך הטקסט האוטומטי היה זמין. לכן, אם אתה רוצה לשמור ערכי טקסט אוטומטי בתבנית מותאמת אישית משלך, הקפד לצרף את התבנית למסמכים שלך לאחר יצירתם, אחרת ערכי הטקסט האוטומטי שלך לא יהיו זמינים. אם תגלה אחרת, אנא הודע לנו בתגובות.

גרסאות ישנות יותר של Word (2003 ואילך) אפשרו לך להעתיק ערכי טקסט אוטומטי מתבנית אחת לאחרת. עם זאת, החל מ-Word 2007, הפונקציונליות הזו הוסרה.

• & rsaquo; כיצד להוסיף מקשי קיצור לערכי טקסט אוטומטי ב-Word
• & rsaquo; מה מקשי הפונקציה שלך עושים ב-Microsoft Word
• & rsaquo; סייבר מאנדיי 2021: המבצעים הטובים ביותר של אפל
• & rsaquo; Cyber ​​Monday 2021: עסקאות הטכנולוגיה הטובות ביותר
• › איך למצוא את ספוטיפיי עטוף 2021
• › תיקיית המחשב היא 40: איך כוכב Xerox יצר את שולחן העבודה
• › פונקציות לעומת נוסחאות ב-Microsoft Excel: מה ההבדל?
• › 5 אתרים שכל משתמש לינוקס צריך לסמן